Si mi CRM, o mi ERP, ya traen módulos de analítica, ¿por qué necesito una nueva herramienta?
No es la primera vez, ni será la última, que nos acercamos a un cliente para conversar sobre la cultura analítica de la compañía, cómo crearla, con qué políticas y con qué herramientas y el debate lo acabamos centrando en el mismo tema. Habitualmente estamos de acuerdo en muchos aspectos, aunque no siempre en cómo implementarlos, y como os comento también habitualmente surge el tema polémico, sobre las herramientas: “si mi CRM, o mi ERP, ya traen módulos de analítica, ¿por qué necesito una nueva herramienta?”.
Así, a “bote pronto”, parece de cajón, si me ahorro una inversión … Pero como buenos analíticos que somos, vamos a estudiarlo con más detalle.
Sistemas de gestión y sistemas analíticos
Los sistemas de gestión (nuestro CRM, o nuestro ERP, por ejemplo) están diseñados para la operativa diaria: capturar datos, automatizar procesos, consultar información, etc. Sistemas enfocados a la eficiencia, bases de datos robustas, procesos maduros y todo a un rabioso online. Los requerimientos para la analítica … “son otro rollo”: transformación de datos, consultas rápidas, mucho volumen de información, múltiples dimensiones de análisis, facilidad en el manejo de gráficos y tablas, muy visual, “drill down” … Sistemas enfocados a permitir un uso fácil, intuitivo, rápido, moderno y normalmente con actualizaciones diarias (no es necesaria la actualización inmediata). Claramente, estamos hablando de arquitecturas distintas, funcionalidades distintas, usabilidades distintas, tiempos de respuesta distintos. Bajo mi punto de vista, la mezcla es pedir peras al olmo.
Los sistemas de gestión tienen una parte, mayor o menor, pero al fin y al cabo una parte de los datos de mi compañía. Por lo tanto, sus módulos analíticos nos permitirán profundizar de forma parcial en los problemas de mi compañía, sin poder cruzar, por ejemplo, mis datos económicos con mis datos comerciales. A menos que le pidamos a uno de los sistemas de gestión que “cargue” en sus bases de datos la información del resto de sistemas. Si optamos por este camino, estamos entrando en el túnel sin fin, preparémonos a invertir mucho dinero y a encontrarnos con muchos y grandes problemas. Permitidme el símil, le estamos pidiendo a un vehículo diseñado para ir por asfalto a ir por caminos de piedra. Estamos saltándonos una de las premisas básicas de los sistemas de información, intentando adaptarlos a algo para los que no están concebidos. He visto auténticas barbaridades, imposibles de resolver: problemas de integridad de datos, duplicidades, falta de información … ¡un drama!
El proyecto de implantación de la solución analítica
Parece que vamos decantando la balanza y la inversión ya empieza a ser lógica y necesaria. Pero mi proyecto de implantación de una herramienta analítica no va a ser cosa fácil, por lo tanto, tenemos que estar seguros de que hace falta. Y es aquí cuando, bajo mi punto de vista, la balanza se decanta definitivamente. Porqué la complejidad del proyecto de implantación nos interesa como compañía, por muchos motivos:
- Nos interesa que alguien asuma el rol de “guardián” de nuestros datos, con una visión transversal, poniendo lógica de negocio y asegurando la calidad del proceso. Alguien que comprenda nuestros datos. Alguien que, una vez ejecutado el proyecto, vele por la adopción de la solución y su buen uso.
- Nos interesa que los datos sean fiables en origen, precisos, completos, íntegros, actualizados, coherentes, relevantes, válidos, únicos. Estamos obligados a pagar la deuda tecnológica vinculada a los datos, para convertirlos en un verdadero activo para la compañía. Y también nos interesa mantener un único listón de calidad.
- Nos interesa transformar los datos, enriquecerlos, de forma que la analítica pueda ser mucho más rica en contenido y fácil de interpretar.
- Nos interesa definir los indicadores y dimensiones de análisis, con visión única, global y cercana al negocio, estructurar los niveles de análisis y plasmarlo de forma que la analítica sea intuitiva y fácil.
El proyecto de construcción de una solución analítica, bien enfocado, es el paso previo a que nuestro activo (los datos) se convierta en una activo tangible y extendido en toda la organización. Es el paso previo para crear cultura analítica en nuestra compañía.
Conclusión
Quizás sea muy radical, pero mantener una solución analítica en cada sistema de gestión es una medida cortoplacista, en el mejor de los casos. En el peor, una enfermedad que nos acarreará muchos problemas. Soy, por lo tanto, firme defensor de construir la analítica en una herramienta única y especializada.
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